عقد عربي ممسوح حوّلته إلى وورد: كيف تراجعه قبل أن تعدّل عليه

يصلك عقد إيجار أو عقد توريد أو ملحق اتفاقية بصيغة PDF ممسوحة ضوئيًا، وفيه توقيعات وأختام، والمطلوب تعديل بند أو إعداد نسخة جديدة أو ترجمته. تحوّله إلى وورد فيبدو النص سليمًا، فتبدأ التعديل مباشرة.

هنا تقع المشكلة. التحويل من صورة إلى نص قراءة آلية، وأي قراءة آلية قد تخطئ في حرف أو رقم. في رسالة عادية يمر الخطأ دون ضرر، أما في عقد فرقم واحد مقروء خطأ في المبلغ أو المدة أو التاريخ يغيّر المعنى، وإذا بنيت عليه نسخة جديدة انتقل الخطأ إليها وصار يبدو جزءًا من الأصل.

هذا الدليل لمن يعمل على مستندات تجارية وإدارية عربية: موظف الشؤون الإدارية، وفريق العقود، والمترجم الذي يستلم عقدًا ممسوحًا، ومكتب خدمات المستندات. يشرح ترتيب مراجعة عملي قبل أي تعديل، وأين تقع الأخطاء التي تستحق وقتك.

القاعدة الأولى: الصورة هي المرجع، لا ملف وورد

احفظ ملف PDF الممسوح كما وصلك، دون تعديل، في المجلد نفسه مع ملف وورد، وسمِّ الملفين بحيث يظهر أيهما الأصل. ملف وورد أداة عمل؛ والمرجع عند أي خلاف هو الصورة الموقّعة. ولا تُرسل ملف وورد المحوّل إلى طرف آخر على أنه «نسخة من العقد» قبل أن يمر بالمراجعة أدناه.

الخطوة ١: إن كانت لديك مسودة، قارن بها

كثير من العقود الموقّعة تبدأ بمسودة وورد عند أحد الطرفين. إن كانت المسودة عندك فهذه أسرع مراجعة ممكنة: قارن المسودة بالنسخة المحوّلة من العقد الموقّع، وسيظهر لك كل فرق بينهما، سواء كان تعديلًا حقيقيًا أُدخل قبل التوقيع أو خطأ قراءة.

في وورد:

1. من تبويب «مراجعة»، في مجموعة «مقارنة»، اختر «مقارنة».
2. اختر «مقارنة إصدارين من مستند (خط أسود قانوني)».
3. في «المستند الأصلي» اختر المسودة، وفي «مستند مراجع» اختر الملف المحوّل.
4. من الخيارات اختر إظهار التغييرات على مستوى الحرف لا الكلمة، فهذا يكشف تغيّر رقم واحد داخل مبلغ أو حرف واحد داخل كلمة.
5. اضغط «موافق».

بحسب توثيق Microsoft، يفتح وورد النتيجة في مستند ثالث جديد ويترك الملفين الأصليين دون تغيير. وإن كان في أي من الملفين تغييرات متعقبة، يسألك وورد عن قبولها قبل المقارنة.

ستظهر لك فروق كثيرة لا قيمة لها، مثل فواصل الأسطر والمسافات والتنسيق. ألغِ مقارنة التنسيق من الخيارات إن كانت تشتت النتيجة، وركّز على ثلاثة أنواع من الفروق: الأرقام، وأسماء الأطراف، وأفعال الالتزام مثل «يلتزم» و«يجوز» و«لا يجوز». ثم صنّف كل فرق: تعديل تفاوضي موجود فعلًا في الصورة، أم خطأ قراءة. لا تقرر ذلك من ملف وورد؛ افتح الصفحة في الصورة وانظر.

الخطوة ٢: طابق كل مبلغ رقمًا وكتابة

العقود العربية كثيرًا ما تكتب المبلغ مرتين: «١٢٥٬٠٠٠ ريال (مائة وخمسة وعشرون ألف ريال)». هذه هدية للمراجع: الكتابة بالحروف أصعب في أن تُقرأ خطأً بطريقة تبقى منطقية، فإذا اختلف الرقم عن الكتابة فهناك خطأ في أحدهما، إما في القراءة أو في العقد نفسه.

اصنع جدولًا صغيرًا لكل مبلغ في العقد: رقم البند، والمبلغ بالأرقام كما في وورد، والمبلغ بالحروف كما في وورد، والمبلغ كما تراه في الصورة. لا تتجاوز الملاحق وجداول الدفعات، فالأرقام فيها لا تُكتب بالحروف عادة وهي أكثر عرضة للخطأ. واجمع الدفعات وقارن المجموع بالقيمة الإجمالية المذكورة في البند الرئيسي.

الخطوة ٣: افحص أنظمة الأرقام

قد يحتوي النص المحوّل على ثلاثة أنظمة أرقام تبدو متشابهة: الأرقام الغربية (0–9)، والأرقام الهندية (٠–٩، من U+0660 إلى U+0669 في Unicode)، والأرقام الفارسية الممتدة (۰–۹، من U+06F0 إلى U+06F9). الأخيرة تختلف في شكل ٤ و٥ و٦ فقط، فقد يمر الرقم ۴ على العين على أنه ٤. والمشكلة أن البحث في وورد عن «٤٥٠٠٠» لن يجد «۴۵۰۰۰»، وأن رقمًا واحدًا من نظام آخر داخل تاريخ أو مبلغ علامة على أن هذا الموضع يستحق النظر في الصورة.

يطبع السكربت التالي كل رقم في نص الملف مع رقم الفقرة ونظام أرقامه، وينبّه على الأرقام المختلطة والفارسية. يحتاج Python 3 فقط، ولا يعدّل الملف:

import re, sys, zipfile

SYSTEMS = {"غربية": "0123456789", "هندية": "٠١٢٣٤٥٦٧٨٩", "فارسية": "۰۱۲۳۴۵۶۷۸۹"}

def system(ch):
    for name, digits in SYSTEMS.items():
        if ch in digits:
            return name

xml = zipfile.ZipFile(sys.argv[1]).read("word/document.xml").decode("utf-8")
for n, para in enumerate(re.findall(r"<w:p[ >].*?</w:p>", xml, re.S), 1):
    text = "".join(re.findall(r"<w:t[^>]*>([^<]*)</w:t>", para))
    for token in re.findall(r"[0-9٠-٩۰-۹][0-9٠-٩۰-۹٫٬.,/]*", text):
        kinds = sorted({system(c) for c in token if system(c)})
        flag = "  <-- مختلط" if len(kinds) > 1 else ("  <-- فارسية" if kinds == ["فارسية"] else "")
        print(f"فقرة {n}: {token}  [{'+'.join(kinds)}]{flag}")

شغّله هكذا: python3 numbers.py contract.docx. جرّبناه في هذه الجلسة على ملف وورد أنشأناه للاختبار فيه ثلاث فقرات: مبلغ بأرقام هندية، وتاريخ هجري دخل فيه رقم ۴ الفارسي بدل ٤، ومبلغ كامل بأرقام فارسية. أخرج السكربت المبلغ الأول دون تنبيه، ونبّه على التاريخ بأنه «مختلط» وعلى المبلغ الثالث بأنه «فارسية». لم نختبره على ناتج أي أداة تحويل.

الخطوة ٤: التواريخ والمدد

التواريخ أكثر المواضع حساسية بعد المبالغ:

• الهجري والميلادي: إن ذكر العقد التاريخين فطابق بينهما بتقويم موثوق، ولاحظ أن «هـ» و«م» قد تسقطان أو تلتصقان بالرقم بعد التحويل.
• ترتيب اليوم والشهر والسنة: التاريخ المكتوب «١٤٤٧/٠٤/١٥» قد ينقلب ترتيبه عند النسخ بين نص من اليمين إلى اليسار وأرقام من اليسار إلى اليمين. قارن الترتيب بالصورة لا بما تتوقعه.
• المدد: «اثنا عشر شهرًا» و«١٢ شهرًا» و«سنة» قد ترد في بنود مختلفة للمدة نفسها. تأكد أنها متسقة في النسخة المحوّلة كما في الأصل.

الخطوة ٥: الأسماء وأرقام الهوية والسجلات

أسماء الأطراف وأرقام السجل التجاري والهوية والحسابات البنكية لا تحتملها القراءة التقريبية، ولا يكشفها التدقيق الإملائي. راجعها كلها على الصورة حرفًا حرفًا، ويفضل أن يراجعها شخصان. وانتبه للحروف المتشابهة في الأسماء (ة وه، ى وي، الهمزات) وللأرقام الطويلة التي قد يسقط منها رقم.

مثال توضيحي

مثال توضيحي، لا يمثّل عقدًا حقيقيًا: في عقد توريد محوّل، ورد في البند الخامس «قيمة العقد ١٤٥٬٠٠٠ ريال (مائة وخمسة وعشرون ألف ريال)». الرقم والكتابة مختلفان. بالرجوع إلى الصورة تبيّن أن الرقم في الأصل ١٢٥٬٠٠٠ وأن الرقم ٢ قُرئ ٤ لأن الختم يغطي جزءًا منه. لو عدّل الفريق البند السادس مباشرة وأرسل النسخة الجديدة، لانتقل مبلغ خاطئ إلى مستند يحمل اسم الطرفين.

قائمة مراجعة قبل أي تعديل

• ملف PDF الأصلي محفوظ دون تعديل ومسمّى بوضوح
• المقارنة بالمسودة (إن وجدت) أُجريت على مستوى الحرف، وكل فرق صُنّف بالرجوع إلى الصورة
• كل مبلغ طوبق رقمًا وكتابة ومع الصورة، ومجموع الدفعات يساوي القيمة الإجمالية
• لا أرقام مختلطة الأنظمة إلا ما هو كذلك في الأصل
• التواريخ الهجرية والميلادية والمدد متسقة ومطابقة للصورة
• أسماء الأطراف وأرقام السجلات والهويات والحسابات روجعت حرفًا حرفًا
• الصفحات الموقّعة والأختام والملاحق كلها موجودة في الملف المحوّل وبالترتيب نفسه
• الملاحظات المكتوبة بخط اليد على هامش الأصل نُقلت أو أُشير إليها، ولم تُترك

أين يدخل ScribeTools

يحوّل ScribeTools الصفحات العربية الممسوحة إلى وورد قابل للتعديل أو PDF قابل للبحث، ويستخرج الجداول إلى جداول بيانات. وإن كان المستند صكًّا فهناك دليل خاص بـتحويل الصك إلى وورد. وفي كل الحالات يبقى الناتج نقطة بداية: راجعه بالخطوات أعلاه قبل الاعتماد عليه أو البناء عليه، كما تفعل مع ناتج أي أداة تحويل. ولمشكلات الأرقام عند نقل جداول العقد إلى Excel راجع دليل الجداول العربية من PDF إلى Excel.

حدود هذا الدليل

• هذا دليل لمراجعة دقة النقل من الصورة إلى النص، لا مراجعة قانونية. صحة العقد وصياغته وأثره القانوني مسألة لمحامٍ أو مستشار قانوني.
• الملف المحوّل نسخة عمل قابلة للتعديل، وليس بديلًا عن العقد الموقّع ولا يحمل حجيته.
• السكربت يقرأ متن المستند فقط، ولا يقرأ الحواشي والرؤوس والتذييلات ومربعات النص في ملفات منفصلة داخل ملف وورد. وقد يفوته رقم مقسوم بين عناصر غريبة في بنية الملف.
• أسماء الأوامر في وورد تختلف بين الإصدارات ولغات الواجهة وبين Windows وMac. ارجع إلى توثيق Microsoft لإصدارك.
• لا يكشف شيء مما سبق خطأً موجودًا في العقد الأصلي نفسه؛ لكنه يكشف اختلاف الرقم عن الكتابة، وهذا يستحق أن يُرفع لمن يملك القرار.